Input:

9.9 Pracovní cesty a cestovní náhrady

1.2.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

9.9
Pracovní cesty a cestovní náhrady

JUDr. Jan Horecký, Ph.D.

Co je to pracovní cesta

V běžném životě si zaměstnavatelé k zajištění svých činností najímají zaměstnance. Ve valné většině případů zaměstnavatelé po zaměstnancích chtějí, aby svoji činnost vykonávali na určitém místě, které bývá v pracovní smlouvě vymezeno jako místo výkonu práce (povinná náležitost pracovní smlouvy). Může se však stát, že zaměstnavatel bude potřebovat vyslat zaměstnance k plnění pracovních úkolů i na jiné místo, než na kterém svoji práci zaměstnanec běžně vykonává. Bude-li místo, kam se má zaměstnanec k plnění pracovních úkolů dostavit, jiné, než místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě, pak se jedná o pracovní cestu.

Pracovní cestou se rozumí časově omezené (krátkodobé) vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo v pracovní smlouvě sjednané místo výkonu práce.

Vysláním zaměstnance na pracovní cestu se rozumí dočasná změna obsahu pracovního poměru (jiného základního pracovněprávního vztahu). Zaměstnavateli se vysláním zaměstnance na pracovní cestu rozšiřuje rozsah jeho dispoziční pravomoci na straně jedné (tj. kde všude může zaměstnance úkolovat) a na straně druhé vzniká zaměstnanci povinnost plnit pracovní příkazy a pracovní úkoly i mimo místo výkonu práce, které bylo předvídáno v pracovní smlouvě.

Základní podmínkou pro vyslání zaměstnance na pracovní cestu v soukromém sektoru je souhlas zaměstnance.

Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal.

K základním podmínkám, resp. předpokladům vyslání zaměstnance na pracovní cestu pak řadíme zejména:

  • vyslání mimo místo výkonu práce (sjednané v pracovní smlouvě),

  • souhlas zaměstnance (dohoda o vyslání na pracovní cestu),

  • krátkodobost a dočasnost (časové omezení).

Vyslání mimo místo výkonu práce

První podmínkou pro to, abychom mohli mluvit v souvislosti s vysíláním zaměstnance o pracovní cestě, je jeho vyslání mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Místo výkonu práce patří k obligatorním (povinným) náležitostem pracovní smlouvy.

Místo výkonu práce je obligatorní náležitost pracovní smlouvy. V případě, kdy by zaměstnavatel pochybil při sjednávání místa výkonu práce při sepisování pracovní smlouvy, mohl by být stižen sankcí ze strany Inspekce práce za porušení povinností při vzniku pracovního poměru. Výše pokuty činí od 1. ledna 2015, místo dřívějších 200 tisíc, nově až 2 miliony korun.

Při podpisu pracovní smlouvy se zaměstnanec se zaměstnavatelem obvykle dohodnou na místu, na kterém bude zaměstnanec zaměstnavateli k dispozici k plnění pracovních úkolů (tj. kde bude práci vykonávat, popř. bude k výkonu práce na pokyn zaměstnavatele v pracovní době připraven). Sjednaným rozsahem místa výkonu práce si tak zaměstnavatel vymezuje svoji dispoziční pravomoc se zaměstnancem, tj. dochází k určení pomyslného obvodu místa, ve kterém je zaměstnanec povinen pro zaměstnavatele na jeho pokyn odvádět sjednanou pracovní činnost. Vysláním zaměstnance mimo takto sjednané místo výkonu práce s sebou přináší rozšíření této dispoziční pravomoci zaměstnavatele. Ovšem, právě proto, že zaměstnanec je najednou povinen plnit pracovní příkazy zaměstnavatele i na jiném než původně sjednaném pracovním místě, je vyslání omezeno jeho souhlasem.

Vymezení místa výkonu práce v pracovní smlouvě je tedy pro zaměstnavatele, z pohledu vymezení dispoziční pravomoci a nutnosti vyžádání si souhlasu zaměstnance s plněním pracovních úkolů i na jiném, než dohodnutém místě, klíčovou záležitostí. Zaměstnavatelé by proto měli k vymezení místa výkonu práce přistupovat ve vlastním zájmu svědomitě a po předchozím zvážení všech možných míst, kde by jim mohl být zaměstnanec, vzhledem k povaze vykonávané práce, užitečný.

Nejméně vhodným se z praxe jeví určení místa výkonu práce jako konkrétní adresa budovy, sídla zaměstnavatele apod. Doporučit lze sjednání místa výkonu práce, a to i s ohledem na případné cestovní náhrady, jako obec, ve které má být práce převážně realizována.

Místo výkonu práce lze sjednat nejen konkrétně, např. jako určitý objekt zaměstnavatele, všechny pobočky zaměstnavatele, ale i jako obec, kraj, popř. celou Českou republiku (vždy přiměřeně okolnostem). Pokud by bylo místo výkonu práce v pracovní smlouvě vymezeno příliš úzce, pak by zaměstnavatel potřeboval souhlas zaměstnance s výkonem práce mimo toto místo. Na druhou stranu, pokud bude místo výkonu práce sjednáno šířeji, např. Česká republika, pak není zaměstnavatel povinován vyžádat si od zaměstnance souhlas s vysláním k výkonu práce i do jiného místa, než které je pro jeho pracovní činnost běžné.

Místo výkonu práce je sjednáno jako „Chlumova 329, Praha”. Zaměstnavatel se rozhodl rozšířit místo svého podnikání o další, sousedící, budovu „Chlumova 331, Praha”, kterou za tím účelem přikoupil. K tomu, aby zaměstnavatel mohl pro práci ve vedlejší budově využít stávajících zaměstnanců, však potřebuje jejich souhlas s vysláním na pracovní cestu, neboť se jedná o jiné místo výkonu práce, než které je uvedeno v pracovní smlouvě.

Místo výkonu práce je sjednáno jako „Praha”. Zaměstnavatel se rozhodl rozšířit místo svého podnikání o další, sousedící, budovu „Chlumova 331, Praha”, kterou za tím účelem přikoupil. K tomu, aby zaměstnavatel mohl pro práci ve vedlejší budově využít stávajících zaměstnanců, nepotřebuje jejich předchozí souhlas, neboť se stále jedná o výkon práce v rámci jednoho místa výkonu práce, sjednaného v pracovní smlouvě.

Zaměstnavatel samozřejmě může se zaměstnancem sjednat v pracovní smlouvě více míst výkonu práce. O pracovní cestu se pak bude jednat jen tehdy, pokud zaměstnanec bude vyslán k výkonu práce mimo kterékoliv z těchto míst.

Kromě sjednání několika míst výkonu práce v jedné pracovní smlouvě je možné dospět k vymezení několika pracovních míst na základě podpisu několika pracovních smluv. Tento způsob vymezení širšího rozsahu místa výkonu práce však není příliš vhodný zejména proto, že zaměstnavatel vysílá zaměstnance mimo místo sjednaného výkonu práce za účelem plnění pracovních úkolů, které musí spadat do druhu práce sjednaného v pracovní smlouvě. Ačkoliv je účastníkům pracovněprávních vztahů běžně dovoleno sjednat libovolný počet základních pracovněprávních vztahů, musí současně respektovat určité omezení. Zaměstnanec v dalším základním pracovněprávním vztahu u téhož zaměstnavatele nesmí vykonávat práce, které jsou stejně druhově vymezeny. U zaměstnavatele, jímž je stát, platí uvedené jen tehdy, jedná-li se o výkon práce v téže organizační složce státu.

Pracovní smlouva může obsahovat jak šířeji určené místo výkonu práce, např. Jihomoravský kraj, tak i více míst výkonu práce (např. pobočky zaměstnavatele na území České republiky). V pracovní smlouvě lze místa výkonu práce blíže specifikovat i ve vztahu k určitým dnům, tj. např. „pondělí až středa – Praha, čtvrtek a pátek – Brno.

Co se konkrétního cílového místa pracovní cesty týče, neuvádí zákoník práce žádná omezení. Zaměstnavatelé mohou zaměstnance na pracovní cestu vyslat jak v rámci České republiky, tak do zahraničí. Stejně tak jej mohou vyslat na pracovní cestu do jedné ze svých dalších poboček, popř. i k jinému zaměstnavateli.

Podmínka souhlasu

K základním podmínkám vyslání zaměstnance na pracovní cestu řadí zákoník práce souhlas zaměstnance s tímto vysláním.

Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na pracovní cestu jen na základě dohody s ním.

Jak jsme si již uvedli, jde v případě pracovní cesty o rozšíření dispoziční pravomoci zaměstnavatele, tj. zaměstnanec bude muset vykonávat práci na jiném místě, než na kterém by ji dle pracovní smlouvy měl vykonávat. Jedná se tedy o místo, s kterým zaměstnanec předem nepočítal. Jistě by nebylo legitimní po zaměstnanci vyžadovat výkon práce i na jiných než dohodnutých místech, a současně jej za odmítnutí výkonu sankcionovat, např. rozvázáním pracovního poměru. Právě z toho důvodu, že se vysláním na pracovní cestu zaměstnanec podvoluje vůli zaměstnavatele i na jiných místech, než původně sjednaných, vyžaduje zákoník práce jeho souhlas s takovou změnou pracovního poměru.

Co se formy souhlasu týče, nevyžaduje zákoník práce jeho konkrétní formu, resp. písemnost. Souhlas zaměstnance s vysíláním na pracovní cestu může být tedy udělen písemně, ústně, ale i konkludentně (mlčky), např. prostým nastoupením na pracovní cestu (dá-li například zaměstnavatel, či vedoucí zaměstnanec, pokyn zaměstnanci k tomu, že má doručit zásilku klientovi na jinou pobočku, a zaměstnanec vezme zásilku, klíčky od auta a pokyn vykoná, není třeba písemného určení nástupu na pracovní cestu). Pro zaměstnavatele je vždy výhodnější, bude-li mít se zaměstnancem dohodu o jeho vysílání na pracovní cesty sjednanou písemně, a to zejména z důvodu průkaznosti svého oprávnění. Může se totiž stát, že zaměstnanec odmítne na pracovní cestu nastoupit, což může být na jednu stranu závažným (popř. zvlášť hrubým) porušením povinností, pro které je možné zaměstnance postihnout např. výpovědí, ale na druhou stranu je třeba prokázat, že zaměstnanec nenastoupením (odmítnutím nastoupit) na pracovní cestu svoji povinnost porušil. Z pohledu únosnosti důkazního břemene v případném soudním sporu je tedy mnohem výhodnější, pokud bude zaměstnavatel moci prokázat svoje oprávnění vyslat zaměstnance na pracovní cestu, písemně projeveným souhlasem zaměstnance s vysíláním na pracovní cesty.

Současný zákoník práce nevyžaduje, aby souhlas s vysláním na pracovní cestu byl obsažen přímo v pracovní smlouvě. Může být tedy obsahem i jiného ujednání. Obecně lze říci, že doporučená písemná forma souhlasu může být zakotvena v:

  • pracovní smlouvě (generální souhlas),

  • samostatném smluvním ujednání/dohodě (generální souhlas),

  • samostatném smluvním ujednání/dohodě vždy pro konkrétní vyslání zaměstnance.

Udělení souhlasu však není možné nahradit jednostranným prohlášením zaměstnavatele, popř. stanovením povinnosti zaměstnance, např. ve vnitřním předpisu či písemném souboru informací, které je zaměstnavatel zaměstnanci povinen při vzniku pracovního poměru do jednoho měsíce od vzniku pracovního poměru (dle ust. § 37 ZP) poskytnout. Souhlas s vysíláním na pracovní cestu nemůže být nahrazen ani ujednáním v kolektivní smlouvě, byť ji za zaměstnance uzavírá zástupce zaměstnanců. Vždy se jedná o individuální záležitost, tj. vždy je vyžadován souhlas dotčeného zaměstnance, kterého se má pracovní cesta týkat.

Souhlas s vysláním na pracovní cestu je individuálním právem každého zaměstnance. Souhlas zaměstnance s vysíláním na pracovní cestu není možné nahradit ani souhlasem zástupce zaměstnanců (odborové organizace), který by byl vyjádřený v kolektivní smlouvě!

Zaměstnavatel tedy není povinen získat souhlas s vysláním na pracovní cestu od zaměstnance v případě každé pracovní cesty. Souhlas může být platně udělen předem, např. v pracovní smlouvě, nebo v zvláštní samostatné dohodě o vysílání zaměstnance na pracovní cesty. Pokud bude pracovní smlouva v oddílu, kde jsou blíže specifikována práva a povinnosti, obsahovat ujednání o vysílání na pracovní cesty, např. „zaměstnanec uděluje souhlas s vysíláním na pracovní cesty”, pak již zaměstnavatel nemusí po zaměstnanci vyjádření souhlasu před každou jednou z pracovních cest vyžadovat.

Zaměstnavatel neměl se zaměstnancem sjednanou dohodu o vyslání na pracovní cestu. Chtěl zaměstnance vyslat, udělil mu proto pokyn a dal cestovní příkaz. Zaměstnanec na pracovní cestu odjel – zde je vše v souladu se zákoníkem práce, souhlas byl udělen mlčky, prostým nastoupením na pracovní cestu.

Zaměstnavatel neměl se zaměstnancem sjednanou dohodu o vyslání na pracovní cestu. Souhlas mu zaměstnanec udělil ústně, při podpisu pracovní smlouvy. Zaměstnavatel chtěl zaměstnance vyslat, udělil mu proto pokyn a dal cestovní příkaz. Zaměstnanec odmítl vyjet. Zaměstnavatel s ním rozvázal pracovní poměr výpovědí pro závažné porušení povinností. V následném sporu o neplatné rozvázání pracovního poměru však zaměstnavatel prohrál, neboť se mu nepodařilo prokázat, že zaměstnanec při podpisu pracovní smlouvy s vysláním souhlasil. Navíc byl zaměstnavatel povinen zaměstnanci uhradit náhradu mzdy za dobu, po kterou mu nepřiděloval práci.

Zaměstnavatel měl se zaměstnancem v pracovní smlouvě sjednanou možnost jeho vyslání na pracovní cestu. Po dvou letech chtěl zaměstnavatel zaměstnance vyslat, udělil mu proto pokyn a dal cestovní příkaz. Zaměstnanec odmítl vyjet. Zaměstnavatel s ním rozvázal pracovní poměr výpovědí pro závažné porušení povinností. Zde byl postup zaměstnavatele v souladu s právními předpisy, neboť zaměstnanec svým souhlasem v pracovní smlouvě udělil zaměstnavateli oprávnění k jeho vyslání na pracovní cestu na základě jednostranného projevu vůle (zaměstnavatele).

Možnost odmítnutí a „zdvojený” souhlas

Z výše uvedeného vyplývá, že souhlasem vyjádřeným v pracovní smlouvě, jiné dohodě, či listině, zaměstnanec souhlasí s tím, že jej zaměstnavatel může kdykoliv, dle jeho potřeb, vyslat na pracovní cestu. Zaměstnavatelé by si však měli uvědomit, že uvedené pravidlo neplatí bezvýjimečně. Zákoník práce totiž uvádí několik kategorií zaměstnanců, u kterých je jejich vyslání na pracovní cestu poněkud složitější, byť již v pracovní smlouvě s pracovními cestami souhlasili.

Konkrétně se jedná zejména o:

  • těhotné zaměstnankyně,

  • zaměstnance či zaměstnankyně, kteří pečují o dítě do věku 8 let,

  • osamělé zaměstnankyně nebo zaměstnance pečující o dítě, které nedosáhlo věku 15 let.

Uvedené platí rovněž pro zaměstnance, který prokáže, že převážně sám dlouhodobě pečuje o handicapovanou osobu, která se považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni II (středně těžká závislost), ve stupni III (těžká závislost) nebo stupni IV (úplná závislost).

Pokud bude chtít zaměstnavatel vyslat na pracovní cestu zaměstnance, který by spadal do některé z uvedených kategorií, mimo obvod obce, kde mají pracoviště, popř. mimo obvod obce, kde mají bydliště, pak je nucen vyžádat si nového souhlasu, a to vždy s konkrétní a aktuální pracovní cestou.

I tyto osoby jsou však povinny absolvovat cestu v rámci obce, kde mají pracoviště nebo kde bydlí, pokud jim to zaměstnavatel nařídí (viz ust. § 240 ZP).

Klára, toho času těhotná, podepsala v pracovní smlouvě souhlas s vysíláním na pracovní cesty. Jako místo výkonu práce má uvedeno „Chlumova 329, Praha”. Zaměstnavatel se ji rozhodl vyslat na pracovní cestu do Brna. Klára odmítla, za což ji zaměstnavatel upozornil, že porušuje závažně svoje povinnosti (hrozba výpovědi). Zaměstnavatel nejednal v souladu se zákoníkem práce, neboť pro vyslání Kláry potřebuje dle ust. § 240 odst. 1 ZP její aktuální souhlas s vysláním na konkrétní pracovní cestu.

Klára, toho času těhotná, podepsala v pracovní smlouvě souhlas s vysíláním na pracovní cesty. Jako místo výkonu práce má uvedeno „Chlumova 329, Praha”. Zaměstnavatel se ji rozhodl vyslat na pracovní cestu na Bartolomějskou 11, Praha. Zaměstnankyně odmítla. V tomto případě může zaměstnavatel zaměstnankyni postihnout za porušování povinností, neboť s vysláním na pracovní cestu v rámci obvodu obce, kde má zaměstnankyně pracoviště, nespojuje zákoník práce podmínku vyžádání si dodatečného souhlasu zaměstnankyně.

Zaměstnavatelé by si uvedenou povinnost (vyžádat si nový souhlas) měli dobře uvědomovat. Pokud by totiž došlo např. k neplatnému rozvázání pracovního poměru s těhotnou zaměstnankyní, která by odmítla vyjet na pracovní cestu (byť by zaměstnavatel argumentoval obecným souhlasem s vysíláním, jež zaměstnankyně udělila v pracovní smlouvě), a zaměstnavatel by nebyl schopen prokázat, že zaměstnankyně mu udělila ad hoc souhlas s konkrétním vysláním, pak by bylo snadné dovodit, že se dopustil porušení povinností, resp. v případě fyzické osoby přestupku (v případě právnické osoby správního deliktu) na úseku zvláštních pracovních podmínek některých zaměstnanců, za který by mu hrozila pokuta až do výše 500 000 Kč. V této souvislosti je třeba ještě uvést, že těhotenství je považováno za tzv. ochrannou dobu, ve které lze pracovní poměr zrušit pouze výjimečně.

Dočasnost (krátkodobé – časové omezení) vyslání

Zaměstnavatel může zaměstnance vyslat na jiné místo výkonu práce pouze na dobu nezbytné potřeby. Rozsah nezbytné potřeby není blíže zákonem specifikovaný, proto je třeba vycházet z obecných podmínek dotčeného zaměstnavatele a zaměstnance. Zaměstnavatelé si však nemohou, např. vnitřním předpisem, závazně stanovit kategorizaci délky pracovních cest, tj. určit případy, u kterých se o pracovní cestu jedná a u kterých ne (byť by byl zaměstnanec vyslán mimo místo výkonu práce třeba jen na 7 minut).

Zaměstnavatel nemůže vnitřním předpisem, ani po dohodě s odborovou organizací v kolektivní smlouvě určit, že za “pracovní cestu se považuje cesta za účelem výkonu práce mimo místo výkonu práce zaměstnance, která trvá alespoň...(např. půl směny)“. Jednalo by se o neplatné ujednání, z kterého by nemohl zaměstnavatel vyvozovat žádné povinnosti zaměstnance!

Pokud by se v průběhu pracovní cesty vyskytla skutečnost, která by zakládala potřebu zaměstnavatele předem vymezenou délku pracovní cesty prodloužit, pak je nutné, aby zaměstnavatel opět předem původně vymezenou délku pracovní cesty o potřebnou dobu prodloužil.

Plnění pracovních úkolů (pracovní příkazy)

Vyslání zaměstnance na pracovní cestu není samoúčelné. Zaměstnavatel zaměstnance vysílá za nějakým účelem, kterým má být plnění určitých pracovních úkolů. Vzhledem k tomu, že zaměstnanec se při pracovní cestě fyzicky vzdaluje svému zaměstnavateli i vedoucímu zaměstnanci, může mu zaměstnavatel určit pracovní úkoly (pracovní cesty) předem, popř. k jejich konkretizaci může blíže určit konkrétní osobu (běžně může k pověření docházet v souvislosti s řešením subdodávek, servisních prací apod.).

Vysílá-li zaměstnavatel zaměstnance na pracovní cestu k plnění svých úkolů do jiné organizační složky (popř. k jinému zaměstnavateli), může pověřit jiného vedoucího zaměstnance (jiného zaměstnavatele), aby zaměstnanci dával pokyny k práci, popřípadě jeho práci organizoval, řídil a kontroloval. V pověření je třeba vymezit jeho rozsah. S tímto pověřením musí být zaměstnanec předem seznámen tak, aby věděl, od kterého vedoucího zaměstnance má řídící pokyny přijímat.

Uvedeným pověřením dochází k převedení části dispoziční pravomoci zaměstnavatele na jinou osobu (ať již jiného vedoucího zaměstnance nebo zaměstnavatele). Oprávnění se týká pouze možnosti organizování práce vyslaného zaměstnance. V žádném případě není možné, aby pověřený vedoucí zaměstnanec, popř. jiný zaměstnavatel nabyli i oprávnění vůči vyslanému zaměstnanci právně jednat (např. dát výpověď pro soustavné méně závažné porušování pracovních povinností).

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu k jinému zaměstnavateli, kterému současně udělil oprávnění organizovat vyslanému zaměstnanci práci a udělovat mu pracovní pokyny. Tento zaměstnavatel může zaměstnanci určit, jakou konkrétní činnost a jak ji má vykonávat, nicméně nemůže s ním např. rozvázat pracovní poměr výpovědí, domluvit se na kratší pracovní době (polovičním úvazku) apod.

Obecně tedy platí, že při vyslání zaměstnance na pracovní cestu řídí a organizuje práci zaměstnance ten vedoucí zaměstnanec, který dotčeného zaměstnance na pracovní cestu vyslal a který je jeho nadřízeným. Je-li z relevantních důvodů potřebné převést část dispoziční pravomoci na jiného vedoucího zaměstnance, i to je možné. Předpokladem však je písemné pověření, ve kterém bude uveden rozsah převedené dispoziční pravomoci a s kterým bude vyslaný zaměstnanec předem seznámen.

Cestovní příkaz

K vyslání zaměstnance na pracovní cestu je tedy nutné mít jeho souhlas. Tím je splněna základní podmínka vyslání zaměstnance. Souhlas však nenahrazuje pokyn zaměstnavatele k zahájení pracovní cesty. Zaměstnanci zpravidla na pracovní cestu nenastupují sami, ale až na základě zaměstnavatelem uděleného příkazu. Zaměstnavatel může zaměstnance na pracovní cestu vyslat prakticky kdykoliv, kdy to odůvodňuje jeho nezbytná potřeba. Vlastní vyslání, resp. uplatnění práva zaměstnavatele vyslat zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce, je realizováno nejčastěji prostřednictvím tzv. cestovního příkazu, u kterého je doporučována písemná forma (není zákonnou podmínkou). Obsahem cestovního příkazu (jde o jednostranný projev vůle zaměstnavatele - jednostranné právní jednání zaměstnavatele nebo vedoucího zaměstnance) by měly být především tyto údaje:

  • cíl pracovní cesty,

  • činnost, která bude na pracovní cestě vykonávána (v rozsahu druhu práce, sjednaného v pracovní smlouvě),

  • doba trvání pracovní cesty,

  • druh dopravního prostředku, který bude zaměstnanec k pracovní cestě využívat,

  • doba a místo nástupu pracovní cesty a jejího ukončení,

  • způsob ubytování a další.

Další informace jsou v cestovním příkazu obsažené zejména kvůli povinnosti zaměstnavatele poskytovat zaměstnancům cestovní náhrady. Dle zákoníku práce není možné, aby náklady spojené s výkonem pracovní činnosti nesl namísto zaměstnavatele zaměstnanec. Zaměstnavatel je tak na základě uvedených informací schopen předem stanovit předpokládanou výši náhrad, které má zaměstnanci zpravidla vyplatit (byť zálohově) před nastoupením na pracovní cestu.

Pracovní cesta a pracovní doba (druh práce – řízení vozidla)

Vyslání zaměstnance na pracovní cestu s sebou zaměstnavateli přináší i několik dalších povinností, resp. možných problémů a otázek. Významnou problematikou je zejména vyřešení souběhu pracovní cesty s pracovní dobou. Zaměstnanec je povinen pro zaměstnavatele vykonávat práci v rámci stanovené (popř. zkrácené či kratší) pracovní doby. Uvedené pravidlo se uplatňuje i na pracovní cesty. Je tedy třeba především vyřešit, kdy se v případě pracovní cesty jedná i o pracovní dobu, aby zaměstnavatel neporušil svoje povinnosti na úseku pracovní doby či odměny za práci (náhrady mzdy či platu), které zaměstnanci náleží.

Specifickou úpravu hodnocení pracovní doby je třeba vnímat především v případě, kdy mají zaměstnanci zaměstnavatelem pracovní dobu rozvrhnutou v rámci pružného rozvržení pracovní doby (za pracovní dobu nebude hodnocena pouze doba, která odpovídá základní části pružně rozvržené pracovní doby).

Automaticky neplatí, že veškerá doba, kterou zaměstnanec stráví v souvislosti s pracovní cestou, je současně i pracovní dobou. Jedná se o poměrně častý omyl zaměstnanců, kteří se domnívají, že za pracovní dobu lze považovat nejen samotný výkon činnosti, kvůli které je zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, ale i dobu přesunu na místo (a zpět), kde má být práce vykonávána.

Doba pracovní cesty je veškerá doba, kterou zaměstnanec na pracovní cestě tráví. Časově je ohraničena určením nástupu na pracovní cestu a jejím skončením tak, jak ve většině případů vyplývá z cestovního příkazu. Za dobu trvání pracovní cesty je tedy možné považovat období od jejího nástupu v určeném místě až po návrat z pracovní cesty opět na vymezené místo. Délka pracovní cesty je primárně určena cestovním příkazem, faktická délka se však posuzuje podle skutečného výkonu práce a trávení času zaměstnancem cestováním (tj. skutečná délka pracovní cesty se může lišit od předpokládané, např. při zrušení letu, vrací-li se zaměstnanec ze zahraničí, popř. zpoždění hromadného dopravního prostředku a koneckonců i stáním v zácpě na dálnici).

Z pohledu rozpoznání pracovní doby v průběhu pracovní cesty je možné se bavit o době, kterou zaměstnanec strávil:

a) výkonem předmětu pracovní cesty (tj. vykonával konkrétní pracovní činnost, kvůli které je pracovní cesta realizována). Ta je za pracovní dobu považována vždy.

b) jinak, než výkonem pracovní činnosti:

  • překrývá-li se stanovená týdenní pracovní doba (rozvrh směn) s dobou pracovní cesty, pak se jedná vždy o pracovní dobu,

  • nepřekrývá-li se doba pracovní cesty s rozvrhem pracovní doby a současně zaměstnanec nevykonává pracovní činnost (neplní pracovní úkoly), nebude se jednat o pracovní dobu.

I v případě pracovní cesty je třeba uplatnit pravidlo, podle kterého je za pracovní dobu považována doba, po kterou zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonává práci, popř. je na pracovišti připraven na pokyn zaměstnavatele k zahájení pracovní činnosti. Uvedené pravidlo musí zaměstnavatelé použít i v případě pracovní cesty.

Standardně je zaměstnavatel povinen zaměstnanci určit pracovní dobu, tj. začátek a konec směn v rámci pracovního týdne. Vytvořený písemný rozvrh týdenní pracovní doby je pak určující pro posuzování, ve které části pracovní cesty se jedná o pracovní dobu. V případě, kdy zaměstnavatel uplatňuje v podniku pružné rozvržení pracovní doby, je povinen vytvořit pro tento účel rozvrh týdenní pracovní doby. Tzn., že určit pevnou délku směny musí zaměstnanci i ten zaměstnavatel, u kterého zaměstnanci jinak pracují v pružném rozvržení pracovní doby (pružná pracovní doba se podle zákoníku práce nemůže na pracovní cesty uplatnit).

Rozhodující pro to, zda lze konkrétní časový úsek pracovní cesty, kdy zaměstnanec nevykonává pracovní činnost, označit za pracovní dobu, je právě vztah této doby k písemně stanovenému rozvrhu týdenní pracovní doby. Zde totiž platí, že veškerá doba strávená na pracovní cestě nebo na cestě mimo pravidelné pracoviště jinak než plněním pracovních úkolů, která spadá do pracovní doby, se považuje za překážku v práci na straně zaměstnavatele, při které se zaměstnanci mzda nebo plat nekrátí. Jestliže však zaměstnanci v důsledku způsobu odměňování mzda nebo plat ušly, přísluší mu náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku.

Rozvrhuje-li zaměstnavatel zaměstnancům pracovní dobu v pružném režimu, tj. zavádí pružné rozvržení pracovní doby, je třeba pro účely pracovních cest (zejm. evidence pracovní doby) určit tzv. fiktivní rozvrh pracovní doby, který se ve dnech, kdy pracovní cesta zaměstnance přesahuje základní část pracovní doby, použije namísto původního pružného rozvrhu pracovní doby (jednoduše nelze pracovní cestu vykazovat ve volitelné části pracovní doby – v celkovém rozsahu stanovené týdenní pracovní doby by muselo následně dojít k dopracování zameškaného času).

Pokud by došlo k tomu, že zaměstnanec bude v rámci pracovní cesty vykonávat práci nad stanovenou týdenní pracovní dobu, bude se i zde jednat o práci přesčasovou, kterou je zaměstnavatel povinen nejen evidovat a náležitě odměňovat (ať již příplatky či náhradním volnem), ale na kterou musí uplatnit i předepsané zákonné limity max. rozsahu přesčasové práce.

Pro lepší pochopení uvádíme příklad, kdy zaměstnanci náleží za dobu trávenou na pracovní cestě mzda, plat či příplatky.

Zaměstnavatel vysílá zaměstnance (odborný poradce a referent) s jeho souhlasem na pracovní cestu. U zaměstnavatele se uplatňuje pružné rozvržení pracovní doby ze základní části pracovní doby od 11:00 do 14:00. Zaměstnanec má jako dopravní prostředek určen vlak, místo nástupu je Brno hl. n., vlak odjíždí v 8:39 (úterý), do Prahy, kde je cíl pracovní cesty, dojíždí v 11:18, zaměstnanec se účastní pracovního jednání v čase od 13:00 do 17:00. Druhý den (středa) se účastní jednání od 9:00 do 14:00 a v 14:42 odjíždí vlakem zpět do Brna. Do Brna dorazí v 17:11.

Pro účely pracovní cesty zaměstnavatel stanovil rozvrh pracovní doby do směn se začátkem v 7:00 a koncem v 15:30.

Řešení:

Úterý: za pracovní dobu se považuje doba od 7:00 (začátek směny) do 17:00 (konec výkonu práce), tj. zaměstnanci náleží nezkrácený nárok na mzdu nebo plat za dobu od 7:00 do 13:00, kdy nevykonával činnost, která je předmětem pracovní cesty, a od 13:00 do 17:00 mzda nebo plat (vykonával činnost, která je předmětem pracovní cesty). Od 15:30 do 17:00 se u uvedeného zaměstnance navíc jedná o přesčasovou práci.

Středa: za pracovní dobu se považuje doba od 7:00 (začátek směny dle rozvrhu pracovní doby) do 15:30 (stanovený konec směny). Za období od 7:00 do 9:00 sice nepracoval, přesto se mu však mzda nebo plat nekrátí, za období od 9:00 do 14:00 mu náleží mzda, nebo plat za odvedenou práci a za období od 14:00 do 15:30 opět nezkrácený nárok na mzdu nebo plat, byť předmětnou pracovní činnost nevykonával. Za období od 15:30 do 17:11 mu nenáleží ani mzda nebo plat, ani jejich náhrada. Nejedná se totiž ani o přímý výkon činnosti, a uvedené období nespadá ani do rozvrhu pracovní doby, ve kterém by zaměstnanec na pracovní cestě strávil dobu (která spadá do rozvrhu pracovní doby) jinak než plněním pracovních úkolů.

V souvislosti s určováním pracovní doby, popř. nároku na náhradu mzdy či platu (resp. mzdu či plat), je třeba vnímat i to, jaký druh práce má zaměstnanec v pracovní smlouvě sjednán. Pokud by měl zaměstnanec např. v dohodě o provedení práce uvedeno „řidič” jako činnost, kterou má vykonávat, může se stát, že i cestu služebním automobilem, která jinak nespadá do pracovní doby, bude nutno posuzovat jako výkon práce.

Zaměstnavatel má v pracovní smlouvě se zaměstnancem sjednán druh práce „právní a ekonomický poradce”. Vysílá zaměstnance z Brna (místo výkonu práce) do Prahy. Jako dopravní prostředek mu určil služební automobil. Podle týdenního rozvrhu směn začíná pracovní doba v 9:00 a končí v 17:30. Zaměstnanec se má v Praze zúčastnit schůzky od 11:30 do 15:00. Začátek pracovní cesty je stanoven na 8:30 a konec (návrat do Brna) na 18:00.

Řešení:

Doba pracovní cesty je od 8:30 do 18:00. Za pracovní dobu je možné považovat období od 9:00 do 17:30. Období od 8:30 do 9:00 a období od 17:30 do 18:00 se jako pracovní doba neuplatní, neboť se nekryje ani s rozvrhem pracovní doby, ani nedochází k výkonu pracovní činnosti.

Zaměstnanec uvedený v předchozím příkladu má se zaměstnavatelem sjednánu dohodu o provedení práce, která se váže k výkonu práce „řidič”. V takovém případě by se mohlo jednat o výkon práce, za který by zaměstnanci náležela odměna, i v období od 8:30 do 9:00 a období od 17:30 do 18:00.

Z uvedeného příkladu mimo jiné vyplývá, že úprava pracovních cest (pozor, nikoliv cestovní náhrady) se může přímo uplatnit i na zaměstnance pracující pro zaměstnavatele nikoliv v pracovním poměru a na základě pracovní smlouvy, ale i na zaměstnance pracující na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Předpokladem pracovní cesty však bude i v případě zaměstnance činného pro zaměstnavatele na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr sjednání místa výkonu práce (což však není povinným předpokladem pro platné uzavření dohod).

Cestovní náhrady

S pracovními cestami je úzce spojena i povinnost zaměstnavatele poskytovat zaměstnancům stravné a náhrady, které se zaměstnanci poskytují v souvislosti s výkonem práce (cestovní náhrady). Zaměstnavatel je podle zákoníku práce povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s výkonem práce. Tato povinnost zaměstnavatele se uplatní i v případě pracovní cesty.

Zaměstnavatel by měl předem písemně určit (např. přímo v cestovním příkazu) podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména:

  • dobu a místo nástupu a ukončení cesty,

  • místo plnění pracovních úkolů,

  • způsob dopravy a ubytování.

Při určování těchto podmínek by měl přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.

Zaměstnavatel má určit podmínky týkající se pracovní cesty předem. Stejně tak je povinen zaměstnance vybavit finančními prostředky, které pokryjí předpokládané výdaje. S ohledem na konkrétní okolnosti, za kterých bude pracovní cesta vykonávána, se může samozřejmě stát, že předvídané podmínky se změní (vždy je třeba vycházet ze závěrečné zprávy po návratu z cesty). V takovém případě by měl zaměstnanec zaměstnavatele o těchto změnách informovat a zaměstnavatel by na ně měl reagovat. Např. v důsledku zpoždění spoje se může stát, že zaměstnavatelem předem stanovené podmínky