Ing. Ivan Macháček
Pro správnou orientaci v ustanoveních zákona o účetnictví, prováděcí vyhlášky i českých účetních standardů a pro metodiku i účetní praxi je třeba se dobře orientovat v pojmech přesně definovaných zákonem. Definujme si z pojmů alespoň ty nejdůležitější.
NahoruÚčetní záznam
V § 4 odst. 10 a odst. 11 ZoÚ se stanoví, že účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů; přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Každou skutečnost týkající se vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy. Jednotlivé účetní záznamy mohou být seskupovány do souhrnných účetních záznamů; takovými účetními záznamy jsou zejména účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy, odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní závěrka a výroční zpráva. Účetní jednotky jsou povinny takové účetní záznamy vést nejméně v rozsahu stanoveném ZoÚ.
Bližší podrobné vymezení postupu účetní jednotky v souvislosti s vedením účetního záznamu nalezneme v § 33 ZoÚ. Zde se mimo jiné uvádí:
-
Účetní záznam podle § 4 odst. 10 ZoÚ musí umožňovat vedení účetnictví podle tohoto zákona. Pro účely tohoto zákona se informace obsažená v účetním záznamu označuje jako obsah účetního záznamu; konkrétní způsob zaznamenání této informace se označuje jako forma účetního záznamu.
-
Účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu. Pro účely tohoto zákona se považuje za:
a) listinnou formu účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný,
b) technickou formu účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný,
c) smíšenou formu účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.
NahoruÚčetní doklady
Účetní doklady (§ 11 ZoÚ) jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:
a) označení účetního dokladu (faktura, pokladní doklad, ...),
b) obsah účetního případu a jeho účastníky,
c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
d) okamžik vyhotovení účetního dokladu,
e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení dokladu,
f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Dle § 11 odst. 1 ZoÚ platí, že:
-
skutečnosti týkající se obsahu dokladu dle písm. a) až písm. f), které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech;
-
skutečnosti týkající se obsahu dokladu dle písm. b) a písm. c) se mohou týkat více účetních případů.
-
podpisový záznam podle písm. f) může být společný pro více účetních dokladů (příkladem mohou být různé v praxi používané sborníky dokladů či souhrnné rekapitulace např. v případě pokladních dokladů).
Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5 ZoÚ.
Podpisovým záznamem se dle § 33a odst. 4 ZoÚ rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo uznávaný elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu, anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost. Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlíží stejně a obě mohou být použity v případech, kdy je vyžadován vlastnoruční podpis. U případů týkajících se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky lze použít jako podpisový záznam vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě. Ve smyslu § 33a odst. 10 ZoÚ účetní jednotka stanoví vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu (blíže k identifikačnímu záznamu v § 33a odst. 8 ZoÚ), a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny.
Připomínáme, že další náležitosti "daňového dokladu" pro účely DPH v případě, že účetní jednotka je plátcem DPH, stanoví § 26 až 35a ZDPH.
V případě vystavovaných účetních dokladů předávaných mimo účetní jednotku, tedy zejména faktur, je třeba dodržet i obecné náležitosti obchodních listin (§ 435 OZ).
Žádný právní předpis neukládá společnosti s ručením omezeným povinnost, aby vlastnila razítko. Razítko tedy není náležitostí účetního dokladu.
NahoruÚčetní zápis
Účetní zápis je zápis účetního případu doloženého účetním dokladem v účetních knihách. Účetní jednotky jsou ve smyslu § 12 odst. 2 ZoÚ povinny provádět účetní zápisy průběžně v účetním období po vyhotovení účetního dokladu takovým způsobem, který neohrozí splnění požadavků rovněž jiných právních předpisů. K účetnímu zápisu musí být připojen podpisový záznam osoby odpovědné za jeho provedení, není-li shodný s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu. Účetní zápisy nesmějí účetní jednotky provádět mimo účetní knihy.
NahoruÚčetní knihy
Účetní jednotky dle § 13 odst. 1 ZoÚ účtují, pokud tento zákon nestanoví jinak:
a) v deníku (denících), v němž účetní zápisy uspořádají z hlediska časového (chronologicky) a jímž prokazují zaúčtování všech účetních případů v účetním období,
b) v hlavní knize, v níž účetní zápisy uspořádají z hlediska věcného (systematicky),
c) v knihách analytických účtů, v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy (analytické účty účetní jednotka vytváří v rámci syntetických účtů,
d) v knihách podrozvahových účtů, ve kterých se uvádějí účetní zápisy, které se neprovádějí v účetních knihách podle písmen a) a b).
NahoruHlavní kniha
Hlavní kniha zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu, které obsahují minimálně tyto informace:
-
zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha,
-
souhrnné obraty strany Má dáti a Dal účtů alespoň za kalendářní měsíc,
-
zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka.
NahoruSměrná účtová osnova a účtový rozvrh
Směrná účtová osnova (vymezená v § 14 ZoÚ) určuje uspořádání a označení účtových tříd, popřípadě účtových skupin nebo i syntetických účtů pro účtování o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření; toto uspořádání musí zajistit sestavení účetní závěrky. Pro společnosti s ručením omezeným je předepsána v příloze č. 4 k prováděcí vyhlášce č. 500/2002 Sb.
Na podkladě směrné účtové osnovy jsou účetní jednotky povinny sestavit účtový rozvrh, v němž uvedou účty potřebné k zaúčtování všech účetních případů a k sestavení účetní závěrky v dané účetní jednotce. Účetní jednotky sestavují účtový rozvrh pro každé účetní období; přičemž v průběhu účetního období je možno účtový rozvrh doplňovat. Pokud nedochází k prvnímu dni účetního období ke změně účtového rozvrhu platného v předcházejícím účetním období, postupuje účetní jednotka podle tohoto rozvrhu i v…
